•1. Identifique o objetivo da reunião
Primeiro passo é
definir o foco da reunião: quais os assuntos serão discutidos e quem se
encarregará de cada tópico através de uma Pauta de reunião.
•2. Preparação
Planejar e analisar as informações que serão levadas.(Preços, prazos, frete,mix,concorrência,descontos e etc).
Sempre levar
agenda ,caderno ou notebook para anotações, isso mostra para os participantes
seu envolvimento e organização.
•3. Comportamental
Prestar
atenção na parte comportamental: saber ouvir, evitar interromper
outras pessoas, saber quando se colocar, falar com base em fatos e dados e não
apenas em opiniões ,evitar o uso de celulares enquanto alguém fala.
Ser participativo de forma positiva e incisiva, mostrando conhecimento do assunto
abordado e de conhecimento do cliente.
Comunicação verbal 15% x não verbal 85%
4. Definições
As reuniões
devem resultar em decisões e PLANO DE AÇÃO. Em cada
decisão tenha identificados
5W2H
WHAT – O QUE
SERÁ FEITO (ETAPAS)
WHY – POR QUE SERÁ FEITO (JUSTIFICATIVA)
WHERE – ONDE SERÁ FEITO (LOCAL)
WHEN – QUANDO SERÁ FEITO (TEMPO)
WHO – POR QUEM SERÁ FEITO (RESPONSABILIDADE)
HOW – COMO SERÁ FEITO (MÉTODO)
HOW MUCH – QUANTO CUSTARÁ FAZER (CUSTO)
WHY – POR QUE SERÁ FEITO (JUSTIFICATIVA)
WHERE – ONDE SERÁ FEITO (LOCAL)
WHEN – QUANDO SERÁ FEITO (TEMPO)
WHO – POR QUEM SERÁ FEITO (RESPONSABILIDADE)
HOW – COMO SERÁ FEITO (MÉTODO)
HOW MUCH – QUANTO CUSTARÁ FAZER (CUSTO)
E para
finalizar formalize uma ATA da reunião juntamente com o PLANO
DE AÇÃO, assim você
definira as funções, responsabilidade das ações e terá o comprometimento dos
envolvidos oficializado.
Reuniões bem planejadas = produtividade na equipe